Obrada podataka

1.1. Ovaj dokument sadrži detaljan pregled obrade ličnih podataka koju provodi društvo F&M d.o.o., Blajburških žrtava 11, 80101 Livno, Bosna i Hercegovina, ID broj: 4281326620002, e-pošta: [email protected] (u daljnjem tekstu: „Kontrolor”), kao kontrolor podataka u smislu članka 4. točke h) Zakon o zaštiti ličnih podataka (Službeni glasnik BiH, br. 12/25; u daljnjem tekstu: „ZZLP”), putem stranice otvori-firmu.com, radi ispunjenja obveza informiranja iz članaka 15. i 16. ZZLP-a te dokazivanja usklađenosti u skladu s principom pouzdanosti iz članka 7. stavka (2) ZZLP-a.

1.2. Kontakt točka za sva pitanja zaštite ličnih podataka je: [email protected], odnosno poštom na adresu sjedišta Kontrolora, s naznakom „Zaštita podataka”. Ako u budućnosti nastupi zakonska obveza imenovanja službenika za zaštitu ličnih podataka, Kontrolor će ga imenovati i objaviti njegove kontakt podatke na ovoj stranici.

1.3. Ovaj dokument čini sastavni dio Uvjeta korištenja i Politike privatnosti te ih dopunjuje. U slučaju razlike, mjerodavne su odredbe Politike privatnosti, a u odnosu na prava i obveze iz ugovornog odnosa - odredbe Uvjeta korištenja.

2.1. Kontrolor određuje svrhe i sredstva obrade ličnih podataka opisane u ovom dokumentu i odgovoran je za usklađenost te obrade sa ZZLP-om.

2.2. Korisnik je isključivo odgovoran za:

• točnost, potpunost i istinitost svih podataka koje unosi u aplikaciju - Kontrolor unesene podatke tehnički obrađuje takvima kakvi jesu i ne provjerava njihovu točnost, vjerodostojnost ni pravni osnov unosa;
• postojanje valjanog pravnog osnova za unos ličnih podataka trećih osoba (odjeljak 15. ovog dokumenta);
• to da u aplikaciju ne unosi posebne kategorije ličnih podataka iz članka 11. stavka (1) ZZLP-a niti podatke osoba mlađih od 18 godina.

2.3. Obrada koju Kontrolor provodi po svojoj je prirodi tehnička i izvršna: podaci se koriste isključivo za popunjavanje predložaka dokumenata i pružanje zatražene usluge, prema unosu i nalogu Korisnika. Kontrolor ne koristi unesene podatke za vlastite svrhe izvan onih navedenih u ovom dokumentu.

Nad ličnim podacima poduzimaju se isključivo sljedeće radnje obrade u smislu članka 4. točke c) ZZLP-a: prikupljanje, evidentiranje, organiziranje, strukturiranje, pohrana, prilagođavanje (umetanje u predloške dokumenata), pretraživanje unutar korisničkog računa, upotreba radi pružanja usluge, otkrivanje prijenosom primateljima navedenim u ovom dokumentu, ograničavanje, brisanje i uništavanje. Ne provodi se objavljivanje, javno otkrivanje, povezivanje s drugim zbirkama podataka niti bilo koja radnja izvan navedenih.

Ispod je pregled po kategorijama podataka koje Kontrolor obrađuje.

Podatke o platnim karticama (broj kartice, CVV, datum isteka) Kontrolor ne prikuplja, ne obrađuje i ne pohranjuje ni u kojem trenutku; oni se unose neposredno u sustav Monri Payments d.o.o. (Monri WebPay), na zaštićenim stranicama tog sustava.

Napomena: ova evidencija vodi se u minimalnom obimu i odvojeno od operativnih podataka, isključivo kao dokazno sredstvo.

Napomena: na obradu za potrebe direktnog marketinga nosilac podataka može bezuvjetno uložiti prigovor (čl. 23. st. (2) i (3) ZZLP-a).

Vrste kolačića, njihova svrha, trajanje i pravni osnov navedeni su u postavkama kolačića na stranici i u odjeljku 7. Politike privatnosti. Neophodni kolačići obrađuju se radi izvršenja ugovora, a svi ostali isključivo uz prethodnu saglasnost Korisnika, koja se u svakom trenutku može povući putem postavki kolačića. Više: Politika kolačića.

5.1. Kontrolor vodi internu evidenciju aktivnosti obrade u skladu sa ZZLP-om, koja sadrži: svrhe obrade, kategorije nosilaca podataka i ličnih podataka, kategorije primatelja, prijenose u druge države, predviđene rokove brisanja i opći opis mjera zaštite. Evidencija se stavlja na raspolaganje Agencija za zaštitu ličnih podataka Bosne i Hercegovine na njen zahtjev.

5.2. U skladu s principom pouzdanosti (čl. 7. st. (2) ZZLP-a), Kontrolor za svaku danu saglasnost čuva dokaz o tome tko je, kada, na koji način i na koji tekst saglasnosti pristao (t. 4.4.), te je u mogućnosti dokazati usklađenost obrade s principima iz članka 7. stavka (1) ZZLP-a.

6.1. Kontrolor angažira sljedeće kategorije obrađivača:

• Hosting i infrastruktura: Hetzner Online GmbH, Njemačka (podatkovni centri u Europskoj uniji) - poslužitelji na kojima se izvršavaju aplikacija i baza podataka, sigurnosne kopije
• Mrežna zaštita i pohrana datoteka: Cloudflare, Inc., SAD (globalna mreža poslužitelja) - zaštita od napada i posredovanje mrežnog prometa prema Stranici (pri čemu obrađuje IP adresu i tehničke podatke zahtjeva) te objektna pohrana učitanih datoteka, koje Kontrolor šifrira prije pohrane
• E-pošta: Google LLC / Google Ireland Limited - slanje e-pošte Korisnicima (kodovi za potvrdu, obavijesti o usluzi) i, isključivo uz saglasnost Korisnika iz t. 7.1., dostava dokumentacije partnerskoj banci
• Obrada plaćanja: Monri Payments d.o.o., Hrvatska / regija SEE - obrada kartičnih plaćanja putem Monri WebPay sustava
• Knjigovodstvo: knjigovodstveni servis Kontrolora (ažuran popis na zahtjev), Bosna i Hercegovina - računovodstvene i porezne evidencije
• Analitika (samo uz saglasnost): Google Ireland Limited / Google LLC (Google Analytics 4), Irska / SAD, i PostHog Inc., s obradom na poslužiteljima u Europskoj uniji (EU cloud, Frankfurt; poslužitelj naveden u Politici kolačića) - statistika korištenja Stranice; angažiraju se isključivo ako je Korisnik dao saglasnost za kategoriju „Analitički” kolačići. Više: Politika kolačića.

6.2. Sa svakim obrađivačem sklopljen je pisani ugovor o obradi podataka koji sadrži sve elemente propisane člankom 30. st. (3) i (4) ZZLP-a, uključujući najmanje: obradu isključivo prema dokumentiranim uputama Kontrolora, obveze povjerljivosti osoba ovlaštenih za obradu, mjere sigurnosti iz članka 34. ZZLP-a, uvjete angažiranja podobrađivača (samo uz prethodno odobrenje Kontrolora i uz iste obveze), pomoć Kontroloru pri ostvarivanju prava nosilaca podataka i obveza u slučaju povrede, te brisanje ili vraćanje podataka nakon prestanka pružanja usluge, uz dokaz o brisanju.

6.3. Obrađivač koji postupi suprotno uputama Kontrolora ili odredbama ZZLP-a smatra se, u odnosu na tu obradu, samostalno odgovornim u skladu sa ZZLP-om.

6.4. Ažuran popis obrađivača dostupan je na zahtjev putem [email protected]. O promjeni obrađivača koji obrađuju podatke iz t. 4.2. Korisnici će biti obaviješteni objavom ažurirane verzije ovog dokumenta, a o promjenama koje bitno utječu na obradu - i neposredno, u skladu s člankom 15. stavkom (3) ZZLP-a.

7.1. Partnerska banka. Podaci potrebni za pokretanje postupka otvaranja transakcijskog računa dostavljaju se banci isključivo uz izričitu, odvojenu saglasnost nosioca podataka (čl. 8. st. (1) t. a) i čl. 9. ZZLP-a), danu jasnom potvrdnom radnjom. Prije davanja saglasnosti Korisniku se predočava identitet banke i točan popis podataka koji se dostavljaju (čl. 15. st. (1) t. e) ZZLP-a); dostavljaju se isključivo podaci neophodni za tu svrhu (čl. 7. st. (1) t. c) ZZLP-a). Od trenutka dostave banka postupa kao samostalni kontrolor i za daljnju obradu odgovara samostalno; Kontrolor ne odgovara za obradu koju banka provodi nakon zaprimanja podataka. O danoj saglasnosti Kontrolor čuva zapis (datum i vrijeme, verzija teksta saglasnosti, tehnički zapis potvrdne radnje) u skladu s t. 4.4., a o izvršenoj dostavi zapis u sigurnosnom zapisniku (t. 4.5.). Saglasnost se može povući porukom na e-mail adresu Kontrolora navedenu u ovom dokumentu; povlačenje ne utječe na podatke koje je banka već zaprimila.

7.2. Ostali poslovni partneri (partnerske pogodnosti). Ako paket Usluge uključuje pogodnosti koje pružaju poslovni partneri Kontrolora (npr. računovodstveni servis za vođenje poslovnih knjiga poslovnog subjekta Korisnika, ovlašteni serviser fiskalnih uređaja, zakupodavac poslovne adrese), podaci potrebni za zasnivanje odnosa s partnerom dostavljaju se partneru isključivo uz izričitu, odvojenu saglasnost nosioca podataka, na način opisan u t. 7.1. Prije davanja saglasnosti Korisniku se predočava identitet partnera kao primatelja i točan popis podataka koji se dostavljaju, a dostavljaju se isključivo podaci neophodni za tu svrhu. Od trenutka dostave partner postupa kao samostalni kontrolor podataka i za daljnju obradu odgovara samostalno, prema vlastitim pravilima; Kontrolor ne odgovara za obradu koju partner provodi nakon zaprimanja podataka.

7.3. Pružatelj platnih usluga (Monri Payments d.o.o.) - u dijelu u kojem kartične podatke obrađuje za vlastite regulatorne svrhe (propisi o platnom prometu, PCI DSS, sprječavanje prijevara), postupa kao samostalni kontrolor.

7.4. Javni organi (registarski sudovi, porezni i drugi nadležni organi) - podaci im se otkrivaju samo kada je to propisano zakonom, u obimu koji zakon nalaže. Takvo otkrivanje ne smatra se ustupanjem podataka u komercijalne svrhe.

8.1. Ako se lični podaci pohranjuju ili obrađuju na serverima izvan Bosne i Hercegovine, prijenos se vrši u skladu s Poglavljem IV. ZZLP-a (čl. 46.–51.).

8.2. Aplikacija i baza podataka nalaze se na poslužiteljima u Europskoj uniji (Hetzner Online GmbH, Njemačka). Prijenos u države članice EU i EEA te u druge države za koje je Europska unija utvrdila adekvatan nivo zaštite dopušten je bez posebnog odobrenja, u skladu s člankom 47. stavkom (2) ZZLP-a; to obuhvaća i Monri Payments d.o.o. (Hrvatska) te analitiku proizvoda (PostHog), koja se obrađuje na poslužiteljima u Europskoj uniji (EU cloud, Frankfurt). Knjigovodstveni servis Kontrolora nalazi se u Bosni i Hercegovini.

8.3. Prijenos podataka pružateljima sa sjedištem u Sjedinjenim Američkim Državama (Cloudflare, Inc.; Google LLC) temelji se na Odluci Europske komisije o adekvatnosti za EU-U.S. Data Privacy Framework, koja se primjenjuje u skladu s člankom 47. stavkom (2) ZZLP-a. Kontrolor angažira isključivo pružatelje certificirane u tom okviru, a kao dodatnu zaštitnu mjeru sklapa njihove ugovore o obradi podataka sa standardnim ugovornim klauzulama (čl. 48. ZZLP-a). Datoteke Korisnika pohranjene kod Cloudflarea šifrirane su prije pohrane ključem koji je pod isključivom kontrolom Kontrolora.

8.4. Za eventualne prijenose u druge države primjenjuju se odgovarajuće zaštitne mjere iz članka 48. ZZLP-a (uključujući standardne ugovorne klauzule), a prije uspostave takvog prijenosa Korisnici će biti informirani ažuriranjem ovog dokumenta.

9.1. Zbirni pregled rokova:

• Podaci korisničkog računa (t. 4.1.) - do brisanja računa, najkasnije 24 mjeseca od posljednje aktivnosti
• Podaci za pripremu dokumentacije (t. 4.2.) - do brisanja računa, najkasnije 24 mjeseca od posljednje aktivnosti
• Računovodstvena i porezna dokumentacija (t. 4.3.) - rokovi propisani propisima FBiH
• Evidencija saglasnosti i ugovorne dokumentacije (t. 4.4.) - do isteka zakonskih rokova zastare (5 godina od brisanja računa); zapisi o saglasnosti za kolačiće - 24 mjeseca
• Tehnički zapisi (t. 4.5.) - najduže 12 mjeseci
• Korisnička podrška (t. 4.6.) - 12 mjeseci od zatvaranja upita; reklamacije - do isteka rokova zastare
• Marketing (t. 4.7.) - do povlačenja saglasnosti
• Kolačići (t. 4.8.) - prema postavkama kolačića

9.2. Postupak brisanja. Nakon isteka roka podaci se trajno brišu iz produkcijskog sustava ili nepovratno anonimiziraju tako da se nosilac podataka više ne može identificirati. Podaci sadržani u sigurnosnim kopijama brišu se automatskim istekom ciklusa sigurnosnih kopija, najkasnije u roku od 30 dana od brisanja iz produkcijskog sustava; do tog trenutka sigurnosne kopije se ne koriste za obnovu izbrisanih podataka, osim ako je obnova cijelog sustava tehnički neizbježna - u kojem slučaju se izbrisani podaci ponovno brišu bez odgode.

9.3. Brisanje na zahtjev. Zahtjev za brisanje (čl. 19. ZZLP-a) izvršava se bez nepotrebnog odgađanja, osim u dijelu u kojem je daljnje čuvanje propisano zakonom (t. 4.3.) ili neophodno za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva (t. 4.4.); o takvom djelomičnom izvršenju nosilac podataka se informira uz navođenje pravnog osnova daljnjeg čuvanja.

10.1. Tehničke mjere (čl. 27. i 34. ZZLP-a):

• enkripcija prijenosa podataka (TLS protokol) na cijeloj stranici;
• enkripcija odnosno pseudonimizacija pohranjenih ličnih podataka, uključujući JMB;
• pohrana lozinki isključivo u kriptiranom (hash) obliku, uz upotrebu suvremenih algoritama;
• kontrola pristupa po principu najmanje privilegije, uz jedinstvene pristupne podatke i evidentiranje pristupa;
• zaštita od uobičajenih napada (ograničenje broja pokušaja prijave, zaštita obrazaca, redovno ažuriranje sustava);
• redovne sigurnosne kopije uz enkripciju i ograničen pristup;
• odvajanje produkcijskog, testnog i razvojnog okruženja - lični podaci Korisnika ne koriste se u testne ni razvojne svrhe.

10.2. Organizacione mjere:

• pristup ličnim podacima imaju isključivo osobe kojima je to neophodno za obavljanje posla, uz obvezu povjerljivosti;
• interne procedure za postupanje po zahtjevima nosilaca podataka i u slučaju povrede podataka;
• redovno testiranje, ocjenjivanje i procjena djelotvornosti mjera zaštite;
• procjena rizika obrade prije uvođenja novih funkcionalnosti koje uključuju lične podatke, u skladu s principom tehničke i integrirane zaštite podataka (čl. 27. ZZLP-a) - aplikacija je oblikovana tako da se integriranim načinom obrađuju samo podaci neophodni za svaku posebnu svrhu.

11.1. U slučaju povrede ličnog podatka u smislu članka 4. točke o) ZZLP-a, Kontrolor postupa prema internoj proceduri koja uključuje:

• trenutno ograničavanje povrede i osiguranje sustava;
• procjenu rizika za prava i slobode fizičkih lica;
• obavještavanje Agencija za zaštitu ličnih podataka Bosne i Hercegovine bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 72 sata od saznanja (čl. 35. ZZLP-a), osim ako je malo vjerojatno da povreda uzrokuje rizik za prava i slobode fizičkih lica; ako obavijest nije dana u roku od 72 sata, prilaže se obrazloženje kašnjenja;
• ako je vjerojatno da će povreda uzrokovati visok rizik - obavještavanje nosioca podataka bez odgađanja, pisanim putem, jasnim i jednostavnim jezikom (čl. 36. ZZLP-a), s opisom prirode povrede, vjerojatnih posljedica, poduzetih mjera i kontakt točke;
• dokumentiranje svake povrede, njenih učinaka i poduzetih korektivnih mjera u internom registru povreda, koji se stavlja na raspolaganje Agenciji radi provjere.

Kontrolor ne provodi automatizirano pojedinačno donošenje odluka niti izradu profila u smislu članka 24. ZZLP-a. Dokumenti se generiraju automatizirano, ali isključivo kao tehničko popunjavanje predložaka podacima koje je Korisnik sam unio i pregledao; ne donose se odluke koje proizvode pravne učinke prema nosiocu podataka niti na sličan način značajno utječu na njega - takve odluke (o registraciji subjekta, o otvaranju računa, o zasnivanju odnosa s partnerom) donose isključivo nadležni organi, banka odnosno partner, kao samostalni kontrolori.

13.1. Radi zaštite ličnih podataka od neovlaštenog otkrivanja, Kontrolor prije postupanja po zahtjevu za ostvarivanje prava (čl. 17.–23. ZZLP-a) provjerava identitet podnositelja na razuman i proporcionalan način - u pravilu potvrdom putem adrese e-pošte povezane s korisničkim računom, a ako osnovana sumnja u identitet i dalje postoji, traženjem dodatnih informacija neophodnih za potvrdu identiteta.

13.2. Podaci pribavljeni radi provjere identiteta koriste se isključivo u tu svrhu i brišu se nakon okončanja postupka po zahtjevu.

13.3. Zahtjeve trećih osoba (osoba čije je podatke unio Korisnik) Kontrolor izvršava neposredno prema tim osobama, uz istu provjeru identiteta, o čemu Korisnik ne mora biti obaviješten ako bi to ugrozilo prava podnositelja zahtjeva.

Kontrolor je proveo procjenu rizika obrade opisane u ovom dokumentu, s posebnim osvrtom na obradu JMB-a (čl. 54. ZZLP-a), te je utvrdio i primijenio mjere iz odjeljka 10. kao primjerene utvrđenom riziku. Procjena se ponavlja pri svakoj bitnoj promjeni obrade, uvođenju novih funkcionalnosti ili promjeni obrađivača. Ako za pojedinu obradu ZZLP propisuje obvezu provođenja formalne procjene učinka na zaštitu ličnih podataka, Kontrolor će je provesti prije početka takve obrade.

15.1. Unosom ličnih podataka trećih osoba (suosnivača, direktora, prokurista ili drugih osoba koje se navode u dokumentima) Korisnik jamči i potvrđuje:

• da je od svake takve osobe pribavio valjanu saglasnost za obradu njenih podataka u svrhe iz t. 4.2., odnosno da postoji drugi pravni osnov obrade iz članka 8. stavka (1) ZZLP-a;
• da je svaku takvu osobu upoznao s informacijama iz članka 16. ZZLP-a (identitet Kontrolora, pravni osnov i svrha obrade, kategorije podataka, primatelji, rok čuvanja, prava nosioca podataka), budući da njeni podaci nisu dobiveni neposredno od nje;
• da unos vrši uz znanje i po ovlaštenju tih osoba.

15.2. Korisnik snosi punu i isključivu odgovornost za svu štetu koja Kontroloru, trećim osobama ili nosiocima podataka nastane zbog unosa podataka bez valjanog pravnog osnova, uključujući obvezu naknade Kontroloru svih iznosa koje bi Kontrolor po toj osnovi bio dužan platiti (naknade štete, kazne, troškovi postupaka), u mjeri u kojoj je šteta posljedica postupanja Korisnika.

15.3. Ova odredba ne ograničava prava trećih osoba kao nosilaca podataka da svoja prava iz ZZLP-a ostvaruju neposredno prema Kontroloru, niti odgovornost Kontrolora za vlastite obveze iz ZZLP-a.

Prava nosioca podataka (pristup, ispravka, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost, prigovor, povlačenje saglasnosti - čl. 17.–23. i čl. 9. st. (3) ZZLP-a), rokovi postupanja po zahtjevima (čl. 14. ZZLP-a) te pravo na prigovor Agencija za zaštitu ličnih podataka Bosne i Hercegovine (Dubrovačka 6, 71000 Sarajevo, www.azlp.ba) ili tužbu nadležnom sudu detaljno su opisani u odjeljcima 11. i 14. Politike privatnosti, koji se na ovaj dokument primjenjuju u cijelosti.

Registrirani korisnici pravo pristupa i prenosivosti mogu ostvariti i bez podnošenja zahtjeva: u odjeljku „Moj račun“ (kartica „Kopija tvojih podataka“) u svakom trenutku mogu preuzeti kopiju svih podataka koje obrađujemo o njihovu računu, u čitljivom (PDF) i strojno čitljivom (JSON) obliku. Svako preuzimanje bilježi se u sigurnosnom zapisniku računa.

Ovaj dokument ažurira se pri svakoj promjeni obrade (nove kategorije podataka, novi obrađivači, nove svrhe). Izmijenjena verzija objavljuje se na stranici otvori-firmu.com s naznakom datuma stupanja na snagu i broja verzije. O izmjenama koje se odnose na obradu ličnih podataka u drugu svrhu nosioci podataka bit će obaviješteni prije početka takve obrade, u skladu s člankom 15. stavkom (3) ZZLP-a.

• e-poštom: [email protected] (naznaka: „Zaštita podataka”)
• poštom: F&M d.o.o., Blajburških žrtava 11, 80101 Livno, Bosna i Hercegovina

F&M d.o.o., Blajburških žrtava 11, 80101 Livno, Bosna i Hercegovina · ID broj: 4281326620002 · [email protected]